Автоматизацията често се разглежда като най-бързия начин за повишаване на ефективността. Но когато процесът е неясен, ролите се припокриват, а данните са непълни, технологията не решава проблема. Тя просто позволява грешките да се случват по-бързо и в по-голям мащаб.
Преди да автоматизираме, трябва да изясним каква е целта на процеса, къде възникват забавянията и кои решения изискват човешка преценка. Важно е да се види и къде информацията се губи, дублира или въвежда многократно.
Добрата автоматизация започва не с избор на платформа, а с ясно описание на начина, по който работата трябва да се извършва.
Първата стъпка е да се проследи целият процес от началото до края. На всяка стъпка трябва да са ясни входящата информация, отговорният човек, очакваният резултат и правилото за преминаване към следващия етап.
След това могат да се отделят действията, които трябва да бъдат премахнати, опростени, стандартизирани или автоматизирани. Едва тогава има смисъл да се избира технология.
Автоматизацията създава стойност, когато намалява времето за изпълнение, премахва повтаряемата работа, подобрява качеството или дава по-добра видимост върху процеса. Когато тези резултати не могат да бъдат измерени, организацията рискува да получи нов инструмент, но не и по-добър начин на работа.